Jnk (Diskussion | Beiträge) |
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Version vom 29. Januar 2021, 11:27 Uhr
Allgemeine Informationen
| Anleitung | |
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| Informationen | |
| Betriebssystem | Alle |
| Service | Software |
| Interessant für | Angestellte |
| HilfeWiki des ZIM der Uni Paderborn | |
 | Sehr geehrte Damen und Herren,
zur Nutzung des Tools „ZOOM“ in den Gremiensitzungen und bei Bewerbungsgesprächen an unserer Universität, hat das Präsidium in der Sitzung am 20. Januar 2021 folgendes beschlossen. „Das Präsidium ermöglicht zur Sicherstellung der Aufgabenerfüllung der Universität grundsätzlich die Nutzung von Z00M für vertrauliche/nichtöffentliche Gremiensitzungen und Bewerbungsgespräche für die Dauer der Coronaepidemie längstens jedoch bis zum 30.9.2021. Der*die jeweilige Sitzungsleiter*in wird im Einzelfall die entsprechende Abwägungsentscheidung zwischen Datenschutz und Aufgabenerfüllung treffen. Dabei hat er*sie sorgfältig die verbleibenden datenschutzrechtlichen Risiken für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen bzgl. der Übermittlung ihrer personenbezogenen anfallenden Metadaten mit dem hohen Gut der technisch störungsfreien Diskussion unter gleichzeitiger, demokratischer und freier Beteiligung aller Sitzungsteilnehmer*innen auch in vertraulichen/nichtöffentlichen Angelegenheiten (vergleichbar in Präsenzsitzungen) abzuwägen.“ Diese Regelung gilt ab sofort. |
Kurzanleitung[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Innerhalb dieser Kurzanleitung erfahren Sie, wie Sie Meetings in Zoom planen und anlegen. Außerdem erhalten Sie Informationen zu den einzelnen Schaltflächen, die Sie während eines Meetings nutzen können. Unten finden Sie weiterführende Informationen und Links zu Zoom-Handbüchern.
Bei größeren Veranstaltungen sollte sich eine zweite Person um die Pflege des Chats kümmern und dort aufkommende Fragen beantworten, während der oder die Hauptmoderator*in sich um das Meeting selbst kümmert.
Vorbereitung[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
- Für die Nutzung von Zoom müssen Sie sich bei Zoom registrieren. Dazu müssen Sie sich auf der Zoom-Landingpage der Universität https://uni-paderborn-de.zoom.us über den unterer Button "Sign in" (Configure your Account) anmelden.
- Sie gelangen dazu auf die DFN-AAI-Anmeldeseite und melden sich mit Uni-Kennung und Passwort an. Lesen Sie bitte die Datenschutzerklärung und bestätigen Sie die Übertragung Ihrer Daten (Name und E-Mail) an Zoom. Dann sind Sie bei Zoom mit dem Uni-Account und der eigenen E-Mailadresse registriert. Wenn die E-Mailadresse mit einer E-Mailadresse eines bestehenden ZOOM-Accounts übereinstimmt wird der Account zusammengeführt, ansonsten wird ein neuer ZOOM-Account angelegt.
- Nach der Registrierung ist Zoom direkt nutzbar, entweder aus der Zoom-Verwaltungsmaske heraus oder über den Button "Host" (Start a meeting) auf der Seite https://uni-paderborn-de.zoom.us.
Ein Meeting anlegen (im Browser)[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
- Gehen Sie in der Browser-Variante nach dem Login auf den Bereich „Meetings“ und dort auf die Schaltfläche „Planen Neue Sitzung“.
- Alternativ können Sie auf die Schaltfläche „Ein Meeting Planen“ am oberen Bildschirmrand klicken.
- Sie können auf der neuen Oberfläche verschiedene Einstellungen Ihres Meetings vornehmen.
- Es ist empfehlenswert, die Einstellung „Teilnehmer beim Beitritt stummschalten“ zu aktivieren. Teilnehmer*innen können jederzeit selbst ihre Stummschaltung aufheben.
- Sie können auch alternative Moderator*innen benennen, indem Sie die jeweiligen E-Mailadressen in dem entsprechenden Bereich am Ende des Formulars eintragen. So erstellen Sie Meetings für andere Personen.
- Alternative Moderator*innen benötigen ebenfalls eine Zoom-Lizenz aus dem Universitäts-Pool, um Meetings aufzusetzen oder zu eröffnen. Wenn ein Meeting eröffnet ist, lassen sich die Rechte auch an Personen weitergeben, die keine Lizenz besitzen. Das bedeutet, dass Ihr Lizenzinhaber für Sie ggf. den Meeting-Raum zunächst öffnen und Ihnen dann die Rechte übertragen muss.
- Ein geplantes Meeting wird Ihnen in dem Bereich „Meetings“ angezeigt. Dort können Sie auch die Sitzungen starten oder löschen.
Ein Meeting anlegen (Desktop-App)[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
- In der Desktop-App lassen sich Meetings wie im Browser planen. Starten Sie dazu die App. Sie können entweder direkt ein Meeting starten mit der Schaltfläche „Neues Meeting“ oder Sie planen ein Meeting mit der Schaltfläche „Planen“.
- Sie kommen auf eine Oberfläche, die Ihnen die gleichen Einstellungsmöglichkeiten bietet, wie die Browser-Variante.
- Um hier weitere oder alternative Moderator*innen zu bestimmen, müssen sie auf „Erweiterte Optionen“ klicken. Neben den alternativen Moderator*innen lässt sich hier auch eine Warteraumfreigabe erstellen.
- Alternative Moderator*innen benötigen ebenfalls eine Zoom-Lizenz aus dem Universitäts-Pool, um Meetings aufzusetzen oder zu eröffnen. Wenn ein Meeting eröffnet ist, lassen sich die Rechte auch an Personen weitergeben, die keine Lizenz besitzen. Das bedeutet, dass Ihr Lizenzinhaber für Sie ggf. den Meeting-Raum zunächst öffnen und Ihnen dann die Rechte übertragen muss.
- Ein geplantes Meeting finden Sie unter dem Reiter „Meetings“ am oberen Bildschirmrand. Dort finden sich auch die Links, die an Ihre Teilnehmer*innen zum Beitreten verschickt werden können („Einladung kopieren“).
Meeting-Oberfläche[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
- Die Oberfläche während eines Meetings teilt sich in drei Bereiche ein:
- In der Mitte des Bildschirms sehen Sie sich selbst oder Ihre Teilnehmer*innen, die sich mit Video zugeschaltet haben.
- Die untere Leiste gibt Ihnen einen Überblick über Ihre Interaktions- und Einstellungsmöglichkeiten. Dort aktivieren/deaktivieren Sie auch den Chat und die Teilnehmerübersicht („Teilnehmer verwalten“).
- Die rechte Leiste ist nur dann aktiv, wenn Sie diese aktiviert haben (die entsprechenden Schaltflächen befinden sich auf der unteren Leiste).
- Über die Taste „Bildschirm freigeben“ haben Sie die Möglichkeit, Ihren Teilnehmer*innen Inhalte zu zeigen, wie bspw. bereits geöffnete Präsentationen.
- Über die Schaltfläche „Einladen“ auf der rechten Leiste können Sie spontan weitere Teilnehmer*innen zu Ihrem Meeting einladen.
- Die drei Punkte auf der rechten Leiste geben Ihnen die Möglichkeit, Einstellungen Ihrer Teilnehmer*innen zu ändern. Sie können bspw. alle Teilnehmer*innen stumm schalten.
- Die Schaltfläche mit dem Pfeil nach oben neben der Taste „Video Starten“ ermöglicht Ihnen in die Videoeinstellungen zu gelangen. Alternativ können Windowsnutzer*innen mit der rechten Maustaste auf das Zoom Symbol in der Windows Task-Leiste klicken, um zu den Einstellungen zu gelangen.
- In den Einstellungen haben Sie die Möglichkeit, Ein- und Ausgabegeräte zu verwalten. Darüber hinaus lässt sich auch ein virtueller Hintergrund einfügen („Virtueller Hintergrund“).
Moderationsrechte weitergeben & Co-Moderator*innen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
- In Zoom gibt es die Möglichkeit entweder alternative Moderator*innen zu ernennen oder die Moderationsrechte innerhalb eines Meetings auf eine andere Person zu erweitern (Co-Host / Co-Moderator).
- Um einen neuen Moderator zu ernennen, benötigt die zu ernennende Person eine gültige Zoom-Lizenz. Die Rechte übergeben Sie, indem Sie in der Teilnehmendenübersicht auf den Namen der entsprechenden Person klicken -> „Mehr“ -> „Moderator ernennen“. Diese Person kann dann das Meeting vollumfänglich steuern.
- Alternativ kann auch beim Anlegen des Meetings ein alternativer Moderator ernannt werden (s.o. „Ein Meeting anlegen“).
- Die Co-Moderationsfunktion ermöglicht es Moderator*innen, die Moderationsprivilegien mit anderen Personen zu teilen, so dass die neuen Co-Moderator*innen den administrativen Teil des Meetings verwalten können. Die Rechte müssen aktiv während eines Meetings zugewiesen werden. Die Anzahl der Co-Moderator*innen, die an einem Meeting oder Web-Seminar teilnehmen können, ist nicht begrenzt.
- Co-Moderator*innen können ein Meeting nicht selbstständig starten. Dies können nur Personen mit Moderationsrechten.
Verschlüsselte Konferenzen (E2E)[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
- Standardmäßig ist für Zoom-Konferenzen nur die Transportverschlüsselung aktiv, d.h. fremde Personen können zwar nicht unbefugt mitlesen, aber die Betreiber von Zoom und deren Server haben Zugriff auf die Konferenz. Damit hat Zoom als US Firma theoretisch Zugriff auf den Inhalt der Konferenz.
- Sie können für Ihre Zoom-Konferenz optional die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (E2E) aktivieren um die Vertraulichkeit der Unterhaltung zu gewähren.
Vorassetzungen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
- Die Teilnehmer müssen den Zoom-Client in der Version 5.4.0 oder neuer installiert haben.
Einschränkungen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Das Aktivieren der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bringt einige Einschränkungen mit sich. Sie müssen aktuell auf folgende Funktionen verzichten.
(Stand: 27.11.20)
- Meeting-Reaktionen (Auch „Handheben“ nicht verfügbar).
- Cloudaufzeichnung
- Telefoneinwahl
- Eintritt vor dem Gastgeber
- Streaming
- Live-Transkription
- Breakout-Rooms
- Abstimmungen
- 1:1-Privatchat
Ende-zu-Ende-Verschlüsselung aktivieren[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung zu verwenden.
Innerhalb des Meetings können Sie am Symbol oben links erkennen, welche Verschlüsselung aktiv ist.
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Haken auf grünem Schild. Nur Transportverschlüssellung aktiv. Für nicht vertrauliche Konfernenzen. |
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Schloss auf grünem Schild. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung aktiv. Für vertrauliche Konferenzen. |
Vergleichen Sie die Sicherheitscodes, um zu prüfen, ob das Meeting sicher ist. Klicken Sie dazu auf das grüne Symbol.
Ende-zu-Ende-Verschlüsselung permanent einschalten[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Sie wollen nicht für jede Konferenz erneut die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung einschalten? Sie können dies als Standardeinstellung definieren.
Öffnen Sie Ihr Zoom-Konto im Browser.
Bedenken Sie, dass die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung einige Einschränkungen mit sich bringt.
Weitere Informationen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
- Connect4Video stellt ein „easymeet24“ Handbuch über Zoom zur Verfügung (bitte beachten Sie, dass dort nicht alle Hinweise exakt zu unserem Zoom-Angebot passen): https://www.easymeet24.com/images/pdf/easymeet24_Handbuch_DE.pdf
- Meetings anlegen und starten S. 8-10
- Hinweise zur Benutzeroberfläche S. 11
- Hinweise zu den Einstellungen S. 13f.
- Bildschirmfreigabe S. 21
- Aufzeichnungen mit Zoom starten S. 22
- Installation der Zoom-Anwendung auf diversen Geräten S. 56 ff.
- Allgemeine Informationen finden Sie auf folgenden IMT HilfeWiki Seiten:
- Hinweise zu Zoom 5.0 finden Sie hier: https://zoom.us/docs/de-de/zoom-v5-0.html
Information zum Zoom-Management für Bereiche[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Die von der Universität beschafften Zoom-Lizenzen (Connect4Video / easymeet24), die in Europa gehostet werden und für die eine datenschutzrechtliche Vereinbarung besteht, unterscheiden sich auch hinsichtlich der Nutzung von frei nutzbaren Zoom Lizenzen:
- Die freien Lizenzen sind persönliche Lizenzen und können auch nur persönlich genutzt werden.
- Die Uni-Lizenzen erlauben ein verteiltes Management der Veranstaltung, d. h. man kann das Meeting für sich und andere vorab planen, den Link vorher verschicken und eine regelmäßige Wiederkehr eintragen (also nur einmal anlegen und den gleichen Link / die gleiche Meeting-ID immer wieder benutzen). Direkt vor dem Meeting muss man aber auch bei der Uni-Lizenz das Meeting für die Teilnahme eröffnen.
Informationen zum Zoom-Update 5.0[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
- Ab dem 30. Mai 2020 müssen alle Zoom-Clients mit älteren Versionen als 5.0 vor dem Beitritt an einem Meeting aktualisiert werden.
- Das neue Update schließt Sicherheitslücken, die bisher in Zoom vorhanden waren:
- AES 256-Bit-GCM-Verschlüsselung
- Einen Benutzer melden: Hosts können Benutzer dem Vertrauens- und Sicherheits-Team von Zoom melden, das überprüft, ob die Plattform missbraucht wird.
- Warteraum aktivieren: Alle Hosts können nun den Warteraum aktivieren, selbst wenn ihr Meeting bereits begonnen hat.
- Meeting sperren: Sperren Sie Ihr Meeting, sobald alle Teilnehmer erschienen sind, um unerwünschte Unterbrechungen zu verhindern.
- Teilnehmer entfernen: Der Host kann einen Teilnehmer entfernen. Dieser kann daraufhin nicht mehr an dem Meeting teilnehmen.
- Meeting-Authentifizierung: Aktivieren Sie voreingestellte Meeting-Profile, die nur authentifizierte Benutzer oder bestimmte E-Mail-Domänen zulassen.
