Webmail - Ordner freigeben: Unterschied zwischen den Versionen

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Betriebssystem	Alle
Service	Mail
Interessant für	Angestellte, Bereiche, Gäste und Studierende
HilfeWiki des ZIM der Uni Paderborn

Aktuelle Version vom 21. Februar 2024, 14:19 Uhr

Mail

Allgemeine Informationen

Um einen gemeinsamen Zugriff auf einen Mail-Ordner zu ermöglichen, können Sie u. a. unter Webmail "Shared Folder" einrichten. Ein "Shared Folder" ist ein Ordner, auf den mehrere Nutzer zugreifen können, den sich also mehrere Nutzer "teilen". Dabei kann der Besitzer bestimmen, in welchem Umfang andere Benutzer zugreifen können, ob ein Nutzer E-Mails z. B. nur lesen oder auch löschen darf. Hierzu weisen Sie einem bereits bestehenden Ordner die Benutzer und Rechte zu. Diese Rechte können sowohl auf das gesamte Mailkonto als auch auf einzelne Unterordner angewendet werden. Wenn Sie das gesamte Mailkonto gemeinsam nutzen möchten, passen Sie die Rechte für den Ordner "INBOX" an, der standardmäßig für jedes Mailkonto existiert. Die gemeinsam genutzten Ordner werden im Posteingang der Nutzer angezeigt.

Wichtig: Wenn Sie einem anderen Nutzer Rechte an einem Ordner zuweisen, besitzt dieser Nutzer die zugewiesenen Rechte nicht automatisch auch bezüglich eventuell in diesem Ordner enthaltener Unterordner. Für jeden Ordner / Unterordner müssen die Rechte einzeln zugewiesen werden.

Arbeitsgruppen können sich mittels gemeinsam genutzter Ordner eine E-Mail-Adresse "teilen", um allen Nutzern die E-Mails zugänglich zu machen. So kann zumindest in kleinen Gruppen auf Mailverteiler verzichtet werden.

Auch könnte eine Vertrauensperson Zugriff auf den eigenen Posteingang erhalten und diesen vorsortieren bzw. unwichtige E-Mails löschen, dringende direkt beantworten oder als wichtig kennzeichnen.

Jeder der Benutzer des gemeinsam genutzten Ordners benötigt nur sein eigenes UNI-Passwort, um auf den Ordner zugreifen zu können.

Was ist zu tun?[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Ordner erstellen
Allen Nutzern die entsprechenden Rechte geben
Ordner aufrufen

Ordner freigeben[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Klicken Sie im Hauptmenü auf "Einstellungen".
Klicken Sie anschließend auf "Ordner".

Über das Menü am oberen Rand können Sie einen neuen Ordner erstellen.

Im unteren Bereich finden Sie die Freigabeeinstellungen und alle bereits existierenden Freigaben.
"cyradm" ist die Freigabe für den Mailserver. Hier dürfen keine Änderungen vorgenommen werden!
Klicken Sie auf "Hinzufügen".

Geben Sie im Feld "Benutzer" den Uni-Account ein, dem Sie die Freigage erteilen wollen.
Aktivieren Sie unter "Zugriffsrechte" die gewünschten Berechtigungen. Wählen Sie mindestens "lesen".
Klicken Sie zum Abschluss auf "Speichern".

Hinweis: Alternativ können Sie im Feld "Benutzer" auch eine Freigabe für eine Benutzergruppe erteilen. Geben Sie group:beispiel ein, um den Ordner mit allen Mitgliedern der Gruppe "beispiel" zu teilen.

Achtung: Achten Sie bei Gruppen auf Groß- und Kleinschreibung!

Wir haben nun eine Freigabe für den Uni-Account muster erstellt. Er darf nur lesend auf den Ordner zugreifen.
Die Freigabe für "cyradm" ist eine Standardeinstellung für den Mailserver. Sie darf nicht verändert werden!

Erweiterte Einstellungen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Klicken Sie auf "Aktionen".
Hier können Sie Freigaben bearbeiten und löschen.
Mit dem "Erweiterten Modus" können Sie die erweiterten Freigabe-Einstellungen aktivieren.

Freigaberechte[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Folgende Rechte können in Webmail vergeben werden:

Sichtbar

Das Recht ermöglicht das Sehen des Ordners. Es ist erforderlich, um alle folgenden Rechte ausüben zu können.

Lesen

Nachrichten können gelesen werden. Ist dieses Recht nicht ausgewählt, sieht der Benutzer nur die Betreff-Zeile.

Lesestatus

Der Gelesen-/Ungelesen-Status kann verändert werden.

Schreiben

-

Hinzufügen

Neue Nachrichten können in den Ordner eingefügt werden. So kann der Mitbenutzer E-Mails aus seinen eigenen Ordnern in den gemeinsam genutzten Ordner verschieben oder kopieren.

Erstellen

-

Ordner löschen

-

Löschen

-

Endgültig löschen

-

Kommentieren

-

Senden an

-

Verwalten

Vollzugriff auf den Ordner

Ordner hinzufügen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Wenn Sie eine Freigabe für einen Ordner erhalten haben, müssen Sie die Anzeige in Webmail erst aktivieren. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor.

Gehen Sie im Hauptmenü auf "Einstellungen".
Klicken Sie auf "Ordner".
Die freigegebenen Ordner befinden sich im dem Order "Other Users".
In diesem Fall wurde die Freigabe von dem Uni-Account "beispiel" erteilt.
Aktivieren Sie den blauen Schalter für den geteilten Ordner.

"Other Users" und "beispiel" sind virtuelle Ordner.
Sie werden daher in grau dargestellt.
Virtuelle Ordner können nicht gelöscht, verschoben oder umbenannt werden.

Gemeinsam genutzte Ordner werden folgendermaßen im Postfach dargestellt.
Sie werden als Unterordner dargestellt.
Der Oberordner ist "Other users".
Am Ordner der zweiten Ebene ist sichtbar, von wem der Ordner freigegeben wurde.
In diesem Fall vom Uni-Account "beispiel".

Theoretisch können Sie Order, die Ihnen freigegeben wurden, benutzen wie Ihre eigenen.
Praktisch können Sie nur die Aktionen durchführen, die Ihnen der Besitzer erlaubt hat.
In den Ordnereinstellungen können Sie dies unter "Zugriffsrechte" sehen.

Siehe auch[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Mail

Bei Fragen oder Problemen wenden Sie sich bitte telefonisch oder per E-Mail an uns:

Tel. IT: +49 (5251) 60-5544 • Tel. Medien: +49 (5251) 60-2821 • E-Mail: zim@uni-paderborn.de

Das Notebook-Café ist die Benutzerberatung des ZIM - Sie finden uns in Raum I0.401

Wir sind zu folgenden Zeiten erreichbar:

	Mo-Do	Fr
Vor-Ort-Support	08:30 - 16:00	08:30 - 14:00
Telefonsupport	08:30 - 16:00	08:30 - 14:00

Das ZIM:Servicecenter Medien auf H1 hat aktuell zu folgenden Zeiten geöffnet:

Mo-Do	Fr
08:00 - 16:00	08:00 - 14:30

@@ Zeile 2: / Zeile 2: @@
 |type=Anleitung
 |os=Alle
-|service=Meta:Mail
+|service=Service:Mail,Service:Roundcube
 |targetgroup=Angestellte, Bereiche, Gäste, Studierende
 |hasdisambig=Nein
@@ Zeile 15: / Zeile 15: @@
 Jeder der Benutzer des gemeinsam genutzten Ordners benötigt nur sein eigenes UNI-Passwort, um auf den Ordner zugreifen zu können.
+<br clear=all>
 ==Was ist zu tun?==
@@ Zeile 22: / Zeile 23: @@
 <br clear=all>
-== Freigabe von Ordnern zur Mitbenutzung ==
+==Ordner freigeben==
+[[Datei:Webmail-Ordner-freigeben-01.png|links|mini|ohne|450px|Einstellungen: Ordner]]
+<br>
+* Klicken Sie im Hauptmenü auf '''"Einstellungen"'''.
+* Klicken Sie anschließend auf '''"Ordner"'''.
+<br clear=all>
-Um einen Ordner für einen anderen UNI-Nutzer freizugeben, müssen Sie den UNI-Benutzernamen der Person oder den Namen der Benutzergruppe kennen, die Zugriff auf den eigenen Ordner erhalten soll.
+[[Datei:Webmail-Ordner-freigeben-02.png|links|mini|ohne|450px|Ordner erstellen]]
+<br>
+* Über das Menü am oberen Rand können Sie einen neuen Ordner erstellen.
 <br clear=all>
-[[Datei:Gemeinsame Mail.png|links|mini|ohne|775x775px]]
+[[Datei:Webmail-Ordner-freigeben-03.png|links|mini|ohne|450px|Freigabe hinzufügen]]
-* Um den freizugebenden Ordner auszuwählen, klicken Sie zunächst im oberen Menü auf das '''Zahnrad (1)''', anschließend auf '''"Benutzereinstellungen (2)"''' und auf '''"Webmail (3)"'''. Es tauchen dann alle Einstellungen auf, die Sie in Webmail administrieren können.
+<br>
+* Im unteren Bereich finden Sie die Freigabeeinstellungen und alle bereits existierenden Freigaben.
+* ''"cyradm"'' ist die Freigabe für den Mailserver. <span style="color:red">Hier dürfen keine Änderungen vorgenommen werden!</span>
+* Klicken Sie auf '''"Hinzufügen"'''.
 <br clear=all>
-[[Datei:Screenshot Mail Webmail einrichten und benutzen 07.png|links|mini|795x795px]]
+[[Datei:Webmail-Ordner-freigeben-04.png|links|mini|ohne|450px|Freigabe-Einstellungen]]
-* Nun wählen Sie den Punkt "Gemeinsame Ordner" aus.
+<br>
+* Geben Sie im Feld '''"Benutzer"''' den Uni-Account ein, dem Sie die Freigage erteilen wollen.
+* Aktivieren Sie unter '''"Zugriffsrechte"''' die gewünschten Berechtigungen. Wählen Sie mindestens ''"lesen"''.
+* Klicken Sie zum Abschluss auf '''"Speichern"'''.
 <br clear=all>
-[[Datei:Screenshot Mail Webmail einrichten und benutzen 16.png|links|mini|804x804px]]
+<span style="color:green">Hinweis:</span> Alternativ können Sie im Feld '''"Benutzer"''' auch eine Freigabe für eine Benutzergruppe erteilen.  Geben Sie <code>group:beispiel</code> ein, um den Ordner mit allen Mitgliedern der Gruppe ''"beispiel"'' zu teilen.
-* Wählen Sie den Ordner aus, der für einen anderen Benutzer freigegeben werden soll. Die Ordner finden Sie auf dem Ordner-Symbol (hier: INBOX).
+<br>
-* Klicken Sie, falls noch nicht markiert, auf '''"das leere Textfeld"''', um einen Zugriffsberechtigten hinzuzufügen.
-* Über "Benutzer" stehen die Benutzernamen aller Personen, Server etc., die bereits Zugriff auf den Ordner haben. An erster Stelle steht der Besitzer des Ordners selbst. An zweiter Stelle steht der Mailserver „cyradm“. Dieser Server muss immer vollen Zugriff auf den Ordner haben. Darunter stehen eventuell weitere Benutzer, denen Zugriffsrechte erteilt wurden.
+<span style="color:red">Achtung:</span> Achten Sie bei Gruppen auf Groß- und Kleinschreibung!
-* Nachdem Sie auf das Feld geklickt haben, müssen Sie nun im Textfeld den IMT-Benutzernamen desjenigen eintragen, der Zugriff erhalten soll, oder beim Freigeben an eine Benutzergruppe diese in der Form "group:<Gruppenname>" angeben und anschließend festlegen, welche Rechte Sie ihm oder ihr zubilligen. (ACHTUNG: Bei Gruppen wird zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden!) Das Recht "List - Benutzer kann den Ordner sehen" sollten Sie ihm/ihr mindestens gewähren.
+<br>
-* Klicken Sie auf '''"Speichern"''', um dem Benutzer die Rechte zuzuweisen.
+[[Datei:Webmail-Ordner-freigeben-05.png|links|mini|ohne|450px|Übersicht der Freigaben]]
+<br>
+* Wir haben nun eine Freigabe für den Uni-Account ''muster'' erstellt. Er darf nur lesend auf den Ordner zugreifen.
+* Die Freigabe für ''"cyradm"'' ist eine Standardeinstellung für den Mailserver. <span style="color:red">Sie darf nicht verändert werden!</span>
 <br clear=all>
-[[Datei:Screenshot Mail Webmail einrichten und benutzen 17.png|links|mini|831x831px]]
+==Erweiterte Einstellungen==
-* Anschließend erscheint der neue Benutzer in der Liste. Um einen Benutzer aus der Liste zu löschen, müssen Sie ihm alle Rechte entziehen.
+[[Datei:Webmail-Ordner-freigeben-06.png|links|mini|ohne|450px|Aktionen]]
+<br>
+* Klicken Sie auf '''"Aktionen"'''.
+* Hier können Sie Freigaben bearbeiten und löschen.
+* Mit dem '''"Erweiterten Modus"''' können Sie die erweiterten Freigabe-Einstellungen aktivieren.
 <br clear=all>
-==  Rechte des Mitbenutzers im Detail ==
+[[Datei:Webmail-Ordner-freigeben-07.png|links|mini|ohne|850px|Freigabenübersicht mit erweiterten Einstellungen]]
-Folgende Rechte können Sie mit anderen Benutzern teilen:
+<br clear=all>
-=== Anzeigen ===
+==Freigaberechte==
+Folgende Rechte können in Webmail vergeben werden:
+<bootstrap_accordion>
+<bootstrap_panel heading="Sichtbar" color="info">
 Das Recht ermöglicht das Sehen des Ordners. Es ist erforderlich, um alle folgenden Rechte ausüben zu können.
+</bootstrap_panel>
-=== Lesen ===
+<bootstrap_panel heading="Lesen" color="info">
 Nachrichten können gelesen werden. Ist dieses Recht nicht ausgewählt, sieht der Benutzer nur die Betreff-Zeile.
+</bootstrap_panel>
-=== Markieren (Gelesen) ===
+<bootstrap_panel heading="Lesestatus" color="info">
 Der Gelesen-/Ungelesen-Status kann verändert werden.
+</bootstrap_panel>
-=== Markieren (Sonstige) (z. B. Wichtig/Beantwortet) ===
+<bootstrap_panel heading="Schreiben" color="info">
-Eine Erweiterung der obigen Erlaubnis. E-Mails können erhöhte Aufmerksamkeit durch höheren Status (wichtig) erhalten oder auch anders markiert werden, um ihren Bearbeitungsstand kenntlich zu machen.
+-
+</bootstrap_panel>
-Bitte beachten Sie: Sollte dieser Eintrag bei einer E-Mail fehlen, kann es geschehen, dass die E-Mail durch den Mitbenutzer bearbeitet bzw. beantwortet wird, wenn er das Recht dazu hat, ohne dass dieser Vorgang kenntlich gemacht würde.
+<bootstrap_panel heading="Hinzufügen" color="info">
-=== Einfügen ===
 Neue Nachrichten können in den Ordner eingefügt werden. So kann der Mitbenutzer E-Mails aus seinen eigenen Ordnern in den gemeinsam genutzten Ordner verschieben oder kopieren.
+</bootstrap_panel>
-=== E-Mail schicken (nicht durch IMAP) ===
+<bootstrap_panel heading="Erstellen" color="info">
-Dieses Recht ermöglicht das direkte Senden an den gemeinsam genutzten Ordner. In Webmail ist dieses Recht aber nicht vorgesehen, weshalb eine Zuweisung des Rechtes keine Auswirkungen hat.
+-
+</bootstrap_panel>
-=== Administrieren ===
+<bootstrap_panel heading="Ordner löschen" color="info">
-Vollzugriff auf den Ordner
+-
+</bootstrap_panel>
-=== Unterordner erstellen/Ordner umbenennen ===
+<bootstrap_panel heading="Löschen" color="info">
-Der Mitbenutzer darf Unterordner im freigegebenen Ordner erstellen, z. B. um die E-Mails besser sortieren zu können.
+-
+</bootstrap_panel>
-=== Ordner löschen/Umbenennen ===
+<bootstrap_panel heading="Endgültig löschen" color="info">
-Der User kann den ganzen Ordner löschen und umzubenennen.  ACHTUNG: Benennt der andere User den Ordner um kann der  Besitzer den Ordner nicht mehr Administrieren demnach acht geben ob dieses Recht von Nöten ist.
+-
+</bootstrap_panel>
-=== Löschen/Aufräumen ===
+<bootstrap_panel heading="Kommentieren" color="info">
-Der Mitbenutzer erhält das Recht, E-Mails ohne Bestätigung durch den Besitzer des Ordners zu löschen bzw. aus dem gemeinsam genutzten Ordner zu entfernen, also z. B. in einen seiner eigenen Ordner zu verschieben.
+-
+</bootstrap_panel>
+<bootstrap_panel heading="Senden an" color="info">
+-
+</bootstrap_panel>
-== Mitbenutzte Ordner aufrufen ==
+<bootstrap_panel heading="Verwalten" color="info">
+Vollzugriff auf den Ordner
+</bootstrap_panel>
-Falls Ihnen selbst von anderen Benutzern Zugriffsrechte auf Ordner gewährt worden sind, können Sie diese Ordner unter Ihrem eigenen UNI-Account einsehen und die E-Mails entsprechend den verliehenen Rechten bearbeiten.
+</bootstrap_accordion>
-Unter "Other Users" finden Sie die Ordner, für die andere Benutzer Ihnen Zugriffsrechte erteilt haben, in diesem Fall der Benutzer beyonder.
+==Ordner hinzufügen==
+Wenn Sie eine Freigabe für einen Ordner erhalten haben, müssen Sie die Anzeige in Webmail erst aktivieren. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor.
+[[Datei:Webmail-Ordner-freigeben-08.png|links|mini|ohne|450px|Ordner hinzufügen]]
+<br>
+* Gehen Sie im Hauptmenü auf '''"Einstellungen"'''.
+* Klicken Sie auf '''"Ordner"'''.
+* Die freigegebenen Ordner befinden sich im dem Order '''"Other Users"'''.
+* In diesem Fall wurde die Freigabe von dem Uni-Account ''"beispiel"'' erteilt.
+* Aktivieren Sie den blauen Schalter für den geteilten Ordner.
+<br>
+* ''"Other Users"'' und ''"beispiel"'' sind virtuelle Ordner.
+* Sie werden daher in grau dargestellt.
+* Virtuelle Ordner können nicht gelöscht, verschoben oder umbenannt werden.
+<br clear=all>
-[[Datei:Screenshot Mail Webmail einrichten und benutzen 18.png|links|mini|ohne|400px]]
+[[Datei:Webmail-Ordner-freigeben-10.png|links|mini|ohne|450px|Gemeinsam genutzter Ordner]]
+<br>
+* Gemeinsam genutzte Ordner werden folgendermaßen im Postfach dargestellt.
+* Sie werden als Unterordner dargestellt.
+* Der Oberordner ist '''"Other users"'''.
+* Am Ordner der zweiten Ebene ist sichtbar, von wem der Ordner freigegeben wurde.
+* In diesem Fall vom Uni-Account ''"beispiel"''.
+<br clear=all>
+[[Datei:Webmail-Ordner-freigeben-09.png|links|mini|ohne|450px|Eigene Rechte am Ordner]]
+<br>
+* Theoretisch können Sie Order, die Ihnen freigegeben wurden, benutzen wie Ihre eigenen.
+* Praktisch können Sie nur die Aktionen durchführen, die Ihnen der Besitzer erlaubt hat.
+* In den Ordnereinstellungen können Sie dies unter '''"Zugriffsrechte"''' sehen.
+<br clear=all>
-Die gemeinsam genutzten Ordner werden als normale Postordner dargestellt, und zwar mit allen Funktionen wie z. B. "Löschen". Dennoch können Sie jeweils nur jene Aktionen ausführen, die Ihnen vom Besitzer des Ordners erlaubt wurden. Wenn Ihnen das Löschen von E-Mails also nicht gestattet wurde, hat es keine Auswirkungen, wenn Sie eine E-Mail im betreffenden Ordner markieren und anschließend auf "Löschen" klicken. Leider bietet Webmail keine Möglichkeit, die Rechte am mitbenutzten Ordner einzusehen. Sie müssen sich vielmehr beim Besitzer des Ordners danach erkundigen oder es ausprobieren.
+==Siehe auch==
-<br clear=all>
+* [[Mail]]