Manuelle Archivierung mit Outlook (Windows): Unterschied zwischen den Versionen

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Das E-Mail Postfach vom IMT ist nicht unendlich groß. Wenn sie viele E-Mails empfangen, kann es ihnen irgendwann passieren, dass die Speichergrenze erreicht ist. Nun müssen sie E-Mails löschen, oder in einen Archivordner verschieben. In diesem Artikel gehen wir auf die manuelle Archivierung von E-Mails ein. Falls sie ihre E-Mails lieber automatisch archivieren lassen wollen, ...
 
  
 
== Was ist zu tun? ==
 
== Was ist zu tun? ==
* Archivordner beim IMT beantragen
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* Archivordner beim ZIM beantragen
 
* Archivordner in Outlook hinzufügen
 
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== Schritt-für-Schritt Anleitung ==
 
== Schritt-für-Schritt Anleitung ==
 
=== Archivordner beantragen ===
 
=== Archivordner beantragen ===
Falls sie noch keinen Archivordner haben, müssen sie Diesen erst beantragen. Dazu genügt eine formlose E-Mails an imt@upb.de.
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Falls Sie noch keinen Archivordner haben, müssen Sie diesen erst beantragen. Dazu genügt eine formlose E-Mail an zim@uni-paderborn.de.
  
 
=== Kontotyp herausfinden===
 
=== Kontotyp herausfinden===
Nun müssen wir herausfinden, was für ein E-Mailkonto sie benutzen. An der Uni Paderborn werden zwei verschiedene Typen angeboten: IMAP und Exchange. Falls sie nicht wissen, welches Konto sie haben, können sie dies in den "Kontoeinstellungen" unter "Typ" nachsehen.
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Nun müssen wir herausfinden, was für ein E-Mail-Konto Sie benutzen. An der Uni Paderborn werden zwei verschiedene Typen angeboten: IMAP und Exchange. Falls Sie nicht wissen, welches Konto Sie haben, können Sie dies in den "Kontoeinstellungen" unter "Typ" nachsehen.
 
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* Haben Sie sowohl ein Exchange als auch ein IMAP-Konto? Fahren Sie mit dem nächsten Punkt der Anleitung fort.
* Haben sie nur ein Exchange Konto? Dann müssen sie sich zuerst ihr IMAP Konto zusätzlich in Outlook einrichten. Eine Anleitung finden sie [https://hilfe.uni-paderborn.de/Mail_einrichten_in_Microsoft_Outlook_2013_(Windows_7) hier]
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* Haben Sie nur ein Exchange-Konto? Dann müssen Sie sich zuerst Ihr IMAP-Konto zusätzlich in Outlook einrichten. Eine Anleitung finden Sie [[Mail einrichten in Outlook (Windows)| hier]]
 
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=== Archivordner einrichten===
 
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* Als erstes müssen wir unseren Archivordner in Outlook einbinden. Dieser hat in der Regel den Namen "Archiv-IMT".
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* Als Erstes müssen wir unseren Archivordner in Outlook einbinden. Dieser hat in der Regel den Namen "Archiv-IMT".
* In den meisten Fällen wird er schon in der Ordnerleiste am linken Rand angezeit
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* In den meisten Fällen wird er schon in der Ordnerleiste am linken Rand angezeigt.
* In diesem Fall fehlt er, also beginnen wir mit einem Rechtsklick auf das IMAP Konto
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* In diesem Fall fehlt er, also beginnen wir mit einem Rechtsklick auf das IMAP-Konto.
* Im Kontextmenü klicken wir auf "IMAP-Ordner"
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* Im Kontextmenü klicken wir auf "IMAP-Ordner".
 
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* Mit einem Klick auf "Abfrage" können wir uns alle Ordner anzeigen lassen, die zu diesem Postfach gehören
 
* Mit einem Klick auf "Abfrage" können wir uns alle Ordner anzeigen lassen, die zu diesem Postfach gehören
 
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* Den Ordner mit einem Rechtsklick auswählen
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* Anschließend auf "Abonieren" klicken
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* Zum Schuss den Vorgang mit einem Klick auf "OK" abschließen
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* Ab jetzt können wir dort E-Mails archivieren
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* Wir beginnen mit dem Markieren der Emails, die archiviert werden sollen
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* Wir beginnen mit dem Markieren der E-Mails, die archiviert werden sollen.
* Klicken sie die gewünschten E-Mails an. Mit dem Halten der "STR-Taste" können mehrere E-Mails gleichzeitig ausgewählt werden.
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* Klicken Sie die gewünschten E-Mails an. Mit dem Halten der "STR-Taste" können mehrere E-Mails gleichzeitig ausgewählt werden.
* Wollen sie alle Emails auswählen, drücken sie "STR"+"A"
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* Wollen Sie alle E-Mails auswählen, drücken Sie "STRG"+"A".
* Haben sie mehrere E-Mails markiert, machen sie einen Rechtsklick auf diese
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* Haben Sie mehrere E-Mails markiert, machen Sie einen Rechtsklick auf diese.
* Im Kontextmenü gehen sie nun auf "Verschieben" und Klicken sie anschließend auf den Archivordner
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* Im Kontextmenü gehen Sie nun auf "Verschieben" und klicken Sie anschließend auf den Archivordner.
* Alternativ können sie die Emails auch mit der Maus in den Archivordner ziehen
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* Alternativ können Sie die E-Mails auch mit der Maus in den Archivordner ziehen.
 
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== Siehe auch ==
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==Für große Postfächer==
[https://hilfe.uni-paderborn.de/Automatische_Archivierung_mit_Outlook_2010_(Windows_7) Automatische Archivierung mit Outlook 2010 (Windows 7)]
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Wenn Sie eine umfangreiche Ordnerstruktur haben, empfehlen wir folgende Vorgehensweise:
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* Führen Sie eine manuelle Archivierung des aktiven Exchange-Postfachs in eine lokale Archivdatei durch. Sie können bestimmen, bis zu welchem Datum die E-Mails archiviert werden sollen. Also z.B.: Alles vor dem 01.01.2023
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* Dadurch werden die E-Mails Ihres Postfachs inklusive der Ordnerstruktur in eine externe Outlookdatei verschoben, die älter als 01.01.2023 sind. Die Belegung des Exchangepostfachs sinkt um den Platz der verschobenen E-Mails.
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* Anschließend importieren Sie den Inhalt dieser lokalen Archivdatei in den neuen Ordner "Archiv-IMT" des IMAP-Postfachs.
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* Dadurch werden alle E-Mails inklusive der ursprünglichen Ordnerstruktur in ebendiesen Archivordner abgelegt.
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==Siehe auch==
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* [[Mail]]
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* [[Exchange]]

Aktuelle Version vom 12. Juni 2024, 13:23 Uhr

Anleitung
Microsoft Windows Microsoft Windows
Informationen
BetriebssystemWindows 10 und Windows 11
ServiceExchange und Mail
Interessant fürGäste, Angestellte und Studierende
Windows Portalseite

no displaytitle found: Manuelle Archivierung mit Outlook (Windows)

For other articles about this topic, see E-Mail Archivierung

Das E-Mail Postfach vom ZIM ist nicht unendlich groß. Wenn Sie viele E-Mails empfangen, kann es Ihnen irgendwann passieren, dass die Speichergrenze erreicht ist. Nun müssen Sie E-Mails löschen, oder in einen Archivordner verschieben.

Was ist zu tun?[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • Archivordner beim ZIM beantragen
  • Archivordner in Outlook hinzufügen

Schritt-für-Schritt Anleitung[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Archivordner beantragen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Falls Sie noch keinen Archivordner haben, müssen Sie diesen erst beantragen. Dazu genügt eine formlose E-Mail an zim@uni-paderborn.de.

Kontotyp herausfinden[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Nun müssen wir herausfinden, was für ein E-Mail-Konto Sie benutzen. An der Uni Paderborn werden zwei verschiedene Typen angeboten: IMAP und Exchange. Falls Sie nicht wissen, welches Konto Sie haben, können Sie dies in den "Kontoeinstellungen" unter "Typ" nachsehen.

Screenshot Outlook19 RibbonDatei.png
Screenshot Outlook19 Accounttyp.png
Screenshot Outlook19 Accounteinstellungen.png


  • Haben Sie ein IMAP-Konto? Fahren Sie mit dem nächsten Punkt der Anleitung fort
  • Haben Sie sowohl ein Exchange als auch ein IMAP-Konto? Fahren Sie mit dem nächsten Punkt der Anleitung fort.
  • Haben Sie nur ein Exchange-Konto? Dann müssen Sie sich zuerst Ihr IMAP-Konto zusätzlich in Outlook einrichten. Eine Anleitung finden Sie hier


Archivordner einrichten[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Screenshot Outlook19 Ordner-Kontext.png


  • Als Erstes müssen wir unseren Archivordner in Outlook einbinden. Dieser hat in der Regel den Namen "Archiv-IMT".
  • In den meisten Fällen wird er schon in der Ordnerleiste am linken Rand angezeigt.
  • In diesem Fall fehlt er, also beginnen wir mit einem Rechtsklick auf das IMAP-Konto.
  • Im Kontextmenü klicken wir auf "IMAP-Ordner".


Screenshot Outlook19 IMAP-Ordner-Abfragen.png


  • Mit einem Klick auf "Abfrage" können wir uns alle Ordner anzeigen lassen, die zu diesem Postfach gehören


Screenshot Outlook19 IMAP-Ordner-abonieren.png


  • Jetzt wird uns der Ordner mit dem Namen "Archiv-IMT" angezeigt.
  • Den Ordner mit einem Rechtsklick auswählen.
  • Anschließend auf "Abonnieren" klicken.
  • Zum Schuss den Vorgang mit einem Klick auf "OK" abschließen.


Screenshot Outlook19 Mailordner.png


  • Nun taucht unser Archivordner in der Ordnerstruktur am linken Rand auf.
  • Ab jetzt können wir dort E-Mails archivieren.


E-Mails archivieren[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Screenshot Outlook19 Mail-in-Archiv-verschieben.png


  • Wir beginnen mit dem Markieren der E-Mails, die archiviert werden sollen.
  • Klicken Sie die gewünschten E-Mails an. Mit dem Halten der "STR-Taste" können mehrere E-Mails gleichzeitig ausgewählt werden.
  • Wollen Sie alle E-Mails auswählen, drücken Sie "STRG"+"A".
  • Haben Sie mehrere E-Mails markiert, machen Sie einen Rechtsklick auf diese.
  • Im Kontextmenü gehen Sie nun auf "Verschieben" und klicken Sie anschließend auf den Archivordner.
  • Alternativ können Sie die E-Mails auch mit der Maus in den Archivordner ziehen.


Für große Postfächer[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Wenn Sie eine umfangreiche Ordnerstruktur haben, empfehlen wir folgende Vorgehensweise:

  • Führen Sie eine manuelle Archivierung des aktiven Exchange-Postfachs in eine lokale Archivdatei durch. Sie können bestimmen, bis zu welchem Datum die E-Mails archiviert werden sollen. Also z.B.: Alles vor dem 01.01.2023
  • Dadurch werden die E-Mails Ihres Postfachs inklusive der Ordnerstruktur in eine externe Outlookdatei verschoben, die älter als 01.01.2023 sind. Die Belegung des Exchangepostfachs sinkt um den Platz der verschobenen E-Mails.
  • Anschließend importieren Sie den Inhalt dieser lokalen Archivdatei in den neuen Ordner "Archiv-IMT" des IMAP-Postfachs.
  • Dadurch werden alle E-Mails inklusive der ursprünglichen Ordnerstruktur in ebendiesen Archivordner abgelegt.

Siehe auch[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]


Bei Fragen oder Problemen wenden Sie sich bitte telefonisch oder per E-Mail an uns:

Tel. IT: +49 (5251) 60-5544 Tel. Medien: +49 (5251) 60-2821 E-Mail: zim@uni-paderborn.de

Das Notebook-Café ist die Benutzerberatung des ZIM - Sie finden uns in Raum I0.401

Wir sind zu folgenden Zeiten erreichbar:


Mo-Do Fr
Vor-Ort-Support 08:30 - 16:00 08:30 - 14:00
Telefonsupport 08:30 - 16:00 08:30 - 14:00


Das ZIM:Servicecenter Medien auf H1 hat aktuell zu folgenden Zeiten geöffnet:

Mo-Do Fr
08:00 - 16:00 08:00 - 14:30
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