Mail - Abwesenheitsbenachrichtigung: Unterschied zwischen den Versionen

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Service	Mail
Interessant für	Angestellte, Bereiche, Besucher, Gäste und Studierende
HilfeWiki des ZIM der Uni Paderborn

Aktuelle Version vom 13. September 2024, 11:06 Uhr

Mail

Allgemeine Informationen

Sie sind im Urlaub oder können für einen längeren Zeitraum ihre E-Mails nicht beantworten. Damit es nicht zu Missverständnissen kommt, können sie die Personen, die ihnen E-Mails schreiben, darüber automatisch informieren. Dieser Artikel erklärt die Einrichtung einer Abwesenheitsbenachrichtigung.

Was ist zu tun?[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Aufrufen des ZIM Serviceportals
Einrichten der Abwesenheitsbenachrichtigung

Benachrichtigung einrichten[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Öffnen Sie das ZIM Serviceportal und melden Sie sich mit Ihrem Uni-Account an.

Im Menüpunkt "Benutzerverwaltung" klicken wir auf "E-Mail Einstellungen"

Unter "Abwesenheitsnotiz" klicken wir auf "Abwesenheitsnotiz aktivieren"

Schreiben sie in das Feld die Nachricht, die sie als Abwesenheitsbenachrichtigung einrichten wollen
Anschließend klicken wir auf "Speichern"

Wir haben nun eine Abwesenheitsbenachrichtigung erstellt
Ab jetzt bekommen Personen, die ihnen eine E-Mail schreiben, automatisch eine Antwort mit dem hier angezeigten Inhalt

Informationen zur Abwesenheitsbenachrichtigung[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Jede Person, die ihnen eine E-Mail schreibt, erhält automatisch ihre Abwesenheitsbenachrichtigung
Schreibt ihnen eine Person mehrere E-Mails, wird nur eine Abwesenheitsbenachrichtigung verschickt. Dies gilt für 7 Tage, bekommen sie danach erneut eine E-Mail von der gleichen Person, wird erneut eine Abwesenheitsbenachrichtigung verschickt.
Die automatische Abwesenheitsbenachrichtigung funktioniert nicht, wenn sie eine Weiterleitung aktiviert haben. Falls dies der Fall ist, müssen sie die Weiterleitung erst deaktivieren
Dieses Vorgehen funktioniert nicht, wenn sie ein Exchange Konto haben. In diesem Fall nutzen sie Exchange - Abwesenheitsbenachrichtigung

Abwesenheitsbenachrichtigung deaktivieren[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Rufen sie wie oben beschreiben die E-Mail Einstellungen im Serviceportal auf
Ihre eingerichtete Abwesenheitsbenachrichtigung wird ihnen angezeigt
Zum Deaktivieren der Abwesenheitsbenachrichtigung klicken sie auf "Deaktivieren"
Jetzt ist ihre Abwesenheitsbenachrichtigung gelöscht

Siehe auch[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Exchange - Abwesenheitsbenachrichtigung

Bei Fragen oder Problemen wenden Sie sich bitte telefonisch oder per E-Mail an uns:

Tel. IT: +49 (5251) 60-5544 • Tel. Medien: +49 (5251) 60-2821 • E-Mail: zim@uni-paderborn.de

Das Notebook-Café ist die Benutzerberatung des ZIM - Sie finden uns in Raum I0.401

Wir sind zu folgenden Zeiten erreichbar:

	Mo-Do	Fr
Vor-Ort-Support	08:30 - 16:00	08:30 - 14:00
Telefonsupport	08:30 - 16:00	08:30 - 14:00

Das ZIM:Servicecenter Medien auf H1 hat aktuell zu folgenden Zeiten geöffnet:

Mo-Do	Fr
08:00 - 16:00	08:00 - 14:30

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+Sie sind im Urlaub oder können für einen längeren Zeitraum ihre E-Mails nicht beantworten. Damit es nicht zu Missverständnissen kommt, können sie die Personen, die ihnen E-Mails schreiben, darüber automatisch informieren. Dieser Artikel erklärt die Einrichtung einer Abwesenheitsbenachrichtigung.
-Sie können eine Auto-Antwort (Urlaubsbenachrichtung) einrichten, sodass bei jeder einkommenden E-Mail eine automatisch generierte E-Mail an den Absender verschickt wird.
 ==Was ist zu tun?==
-* Öffnen Sie die Benutzerverwaltung (http://bv.upb.de).
+* Aufrufen des [https://sp.upb.de  ZIM Serviceportals]
-* Geben Sie eine Nachricht für die Urlaubsbenachrichtigung ein.
+* Einrichten der Abwesenheitsbenachrichtigung
+<br>
-==Schritt-für-Schritt-Anleitung==
-Öffnen Sie die Benutzerverwaltung (http://bv.upb.de). Klicken Sie auf den Button '''Benutzerdaten selbst verwalten'''. Nach einer erfolgreichen Anmeldung wählen Sie den Menüpunk '''Mailbox'''. Hier haben Sie die Option, eine Urlaubsbenachrichtigung hinzuzufügen.
-[[Datei:Screenshot_Mail_Weiterleitung_Allgemein.png|1200px]]
-Klicken Sie einfach auf das Feld "hinzufügen" bei Urlaubsbenachrichtigung.
+==Benachrichtigung einrichten==
+Öffnen Sie das [https://sp.upb.de ZIM Serviceportal] und melden Sie sich mit Ihrem Uni-Account an.
+[[Datei:Screenshot Serviceportal - Auswahl - E-Mail Einstellungen.png|links|mini|ohne|350px]]
+<br>
+* Im Menüpunkt "Benutzerverwaltung" klicken wir auf "E-Mail Einstellungen"
+<br clear=all>
+[[Datei:MailAbwesenheitsbenachrichtigung02.png|links|mini|ohne|400px]]
+<br>
+* Unter "Abwesenheitsnotiz" klicken wir auf "Abwesenheitsnotiz aktivieren"
+<br clear=all>
+[[Datei:MailAbwesenheitsbenachrichtigung03.png|links|mini|ohne|400px]]
+<br>
+* Schreiben sie in das Feld die Nachricht, die sie als Abwesenheitsbenachrichtigung einrichten wollen
+* Anschließend klicken wir auf "Speichern"
+<br clear=all>
+[[Datei:MailAbwesenheitsbenachrichtigung04.png|links|mini|ohne|400px]]
+* Wir haben nun eine Abwesenheitsbenachrichtigung erstellt
+* Ab jetzt bekommen Personen, die ihnen eine E-Mail schreiben, automatisch eine Antwort mit dem hier angezeigten Inhalt
+<br clear=all>
-[[Datei:Screenshot_Mail_Urlaubsbenachrichtigung.png|1200px]]
+==Informationen zur Abwesenheitsbenachrichtigung ==
+* Jede Person, die ihnen eine E-Mail schreibt, erhält automatisch ihre Abwesenheitsbenachrichtigung
+* Schreibt ihnen eine Person mehrere E-Mails, wird nur eine Abwesenheitsbenachrichtigung verschickt. Dies gilt für 7 Tage, bekommen sie danach erneut eine E-Mail von der gleichen Person, wird erneut eine Abwesenheitsbenachrichtigung verschickt.
+* Die automatische Abwesenheitsbenachrichtigung funktioniert nicht, wenn sie eine Weiterleitung aktiviert haben. Falls dies der Fall ist, müssen sie die Weiterleitung erst deaktivieren
+* Dieses Vorgehen funktioniert nicht, wenn sie ein Exchange Konto haben. In diesem Fall nutzen sie [[Exchange - Abwesenheitsbenachrichtigung]]
+<br clear=all>
+==Abwesenheitsbenachrichtigung deaktivieren==
+[[Datei:MailAbwesenheitsbenachrichtigung05.png|links|mini|ohne|400px]]
+* Rufen sie wie oben beschreiben die E-Mail Einstellungen im Serviceportal auf
+* Ihre eingerichtete Abwesenheitsbenachrichtigung wird ihnen angezeigt
+* Zum Deaktivieren der Abwesenheitsbenachrichtigung klicken sie auf "Deaktivieren"
+* Jetzt ist ihre Abwesenheitsbenachrichtigung gelöscht
+<br clear=all>
-'''Urlaubsbenachrichtigung einrichten'''
+== Siehe auch ==
-Wir bitten Sie, keine Urlaubsbenachrichtigungen einzurichten. Dafür gibt es zwei Gründe: Erstens antwortet der Autoresponder auf jede E-Mail, also auch auf jede Spam-E-Mail. Dadurch wird der Wert der Adresse für Spammer erhöht, weil sie offensichtlich "aktiv" ist, und Sie würden in Zukunft noch mehr SPAM erhalten.
+* [[Exchange - Abwesenheitsbenachrichtigung]]
-Zweitens ärgern sich viele Benutzer über eine automatische Antwort, speziell bei häufigem Mailkontakt, so dass diese Nachrichten subjektiv bereits mit SPAM gleichgesetzt werden.
-Wir empfehlen Ihnen deshalb, Ihre wichtigsten Kontakte mit einer kurzen E-Mail über Ihre Abwesenheit zu informieren. Bei Bedarf können Sie in der Benutzerverwaltung eine Weiterleitung z. B. an eine Kollegin / einen Kollegen eintragen.
-Wenn Sie trotzdem meinen, dass eine automatische Antwort unbedingt notwendig ist, können Sie über die Benutzerverwaltung (Mailbox / Urlaubs-Benachrichtigung hinzufügen) eine Urlaubsbenachrichtigung einrichten. Bitte formulieren Sie die Information möglichst neutral. Auf Hinweise wie "bin im Urlaub" oder "bin auf Dienstreise" empfehlen wir zu verzichten. Besser sind Formulierungen wie "Ihre E-Mail wird aktuell nicht gelesen. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an ...". Wir übernehmen keine Garantie für Nebeneffekte.