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Mitglieder von Arbeitsgruppen und Projekten erstellen täglich gemeinsam Texte, Berichte, Präsentationen und vieles mehr. Diese Dokumente werden in der Regel mehr oder weniger unstrukturiert auf dem eigenen Rechner verwaltet und den Teammitgliedern per E-Mail oder bestenfalls in einem gemeinsam genutzten Dateisystem zur Verfügung gestellt. SharePoint bietet als Kooperationsplattform wesentlich umfangreichere Möglichkeiten, Dokumente gemeinsam zu erstellen und für das gesamte Team verfügbar in so genannte Teamsites abzulegen und zu verwalten:
- Strukturierte Speicherung beliebiger Dokumente in Dokumentenbibliotheken mit frei definierbaren Metadaten
- Frei definierbare, rollenbasierte Zugriffsrechte auf Bibliotheken, Ordner und, auf Wunsch, einzelne Dokumente
- Versionskontrolle mit Kommentierung und möglichem Rückgriff auf alle bisher erstellten Dokumentenversionen
- Zeitgleiches kooperatives Bearbeiten von Microsoft-Office-Dokumenten durch mehrere Autoren
- Anpassbare, inhaltsbezoge Suche in allen erreichbaren Dokumentenbibliotheken
- Erstellung verschiedener Ansichten auf die Dokumentenbibliotheken
- Einfacher Zugriff auf Offline-Kopien aller Dokumente mit automatischer Synchronisation im späteren Online-Betrieb
- Bearbeitung von Microsoft-Office-Dokumenten direkt im Browser (kein Office-Paket auf dem Clientsystem notwendig)