| Anleitung | |
|---|---|
 Microsoft Windows | |
| Informationen | |
| Betriebssystem | Windows 10 |
| Service | Exchange |
| Interessant für | Angestellte, Studierende und Gäste |
| Windows Portalseite | |
Wenn sie als Stellvertreter Emails für eine andere Person beantworten sollen, brauchen sie nicht unbedingt Zugriff auf das komplette Emailkonto der entsprechenden Person. Microsoft Outlook bietet die Möglichkeit, Emails "im Auftrag von" einer anderen Person zu beantworten.
Was ist zu tun?[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
- Zugriffsrechte für die Stellvertretung einrichten
- Beim Stellvertreter eine zusätzliche Absenderadresse eintragen, die er vertreten soll
Schritt-für-Schritt Anleitung[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Im Folgenden gehen wir davon aus, dass eine Person namens Max Mustermann die Stellvertretung für Erica Musterfrau übernehmen soll
Rechte für Stellvertreter einrichten[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Die folgenden Schritte müssen am PC der Person erfolgen, die eine Vertretung haben möchte.
- Mit einem Klick auf "Datei" oben links rufen wir das Menü auf
- Mit einem Klick klappen wir die "Kontoeinstellungen" auf
- Danach klicken wir auf "Zugriffsrechte für Stellvertretung"
- Unser Menü für die Stellvertretungen ist aktuell noch leer
- Mit "Hinzufügen" fahren wir fort
- Wir sind nun in der globalen Adressliste
- Hier müssen wir die Person heraussuchen, die als Vertreterin ausgewählt werden soll
- Im Feld oben rechts können wir eine Vorauswahl zum Filtern treffen (1)
- Suchen sie die Person aus der Liste heraus und klicken sie sie an (2)
- Klicken sie auf "Hinzufügen" (3)
- Erscheint die Person im Feld neben "Hinzufügen", können wir mit "OK" fortfarhen (4)
- Nun müssen wir uns entscheiden, welche Rechte die Stellvertretung haben soll
- Soll die Stellvertretung lediglich Besprechungsanfragen beantworten, sind die hier gezeigten Standardeinstellungen ausreichend
- Mit einem Klick auf das markierte Kästchen, können sie der Stellvertretung automatisch eine Zusammenfassung der Änderungen zukommen lassen
- Mit der hier gewählten Einstellung, gehen Besprechungsanfragen und Antworten automatisch an die Stellvertretung.
- Antwortet die Stellvertretung für sie auf eine Besprechungsanfrage, wird diese automatisch ihrem Kalender hinzugefügt
- Sie können optional auch die privaten Elemente freigeben. Dies gilt dann jedoch global für alle Exchange Ordner einschließlich E-Mail, Kontakte, Kalender, Aufgaben, Notizen und Journal.
- Mit einem Klick auf "OK" fahren wir fort
- Nun haben wir einen Stellvertreter für unser Konto eingerichtet
- Mit einem Klick auf "OK" schließen wir die Einrichtung ab
Absender beim Stellvertreter einrichten[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Die nun folgenden Schritte müssen am PC des Stellvertreters erfolgen. Bei ihm fügen wir die Absenderadresse der Person hinzu, die er Vertreten soll.
- Mit einem Klick auf "Neue E-Mail" oben links öffnen wir das Fenster für eine neue Email
- Mit einem Klick auf "Von" klappen wir das Kontextmenü für die Absenderadressen auf
- Hier werden uns alle Mailadressen angezeigt, von denen wir senden können
- Wir klicken nun auf "Weitere E-Mail-Adresse..." um eine Neue hinzuzufügen
- Nun tragen wir die E-Mail Adresse ein, von der wir stellvertretend versenden wollen
- Dafür haben wir zwei Möglichkeiten
- Ist uns die Adresse bekannt, können wir sie direkt in das weiße Feld eintippen
- Alternativ können wir auch auf "Von..." klicken und eine Person aus der globalen Adressliste suchen, die wir schon im ersten Abschnitt benutzt haben
- Haben wir auf eine der beiden Varianten die Adresse eingegeben, bestätigen wir unsere Eingabe mit einem Klick auf "OK"
- Nun wird uns bereits neben dem Feld "Von" die neue Absenderadresse angezeigt
- Die Email, die wir gerade schreiben, würde nun Stellvertretend für die Adresse gesendet werden, die wir gerade eingerichtet haben
- Outlook merkt sich die Adressen, von denen sie versenden können
- Ab jetzt können sie für jede neue Email die sie versenden, auf das Feld "Von" klicken und auswählen, von welcher Adresse sie versenden wollen
Der Empfänger der Email kann erkennen, dass eine Email von einem Stellvertreter versendet wurde. In der Absender-Kopfzeile erscheint der Name des Stellvertreters mit dem Zusatz "im Auftrag von", gefolgt vom Namen der Person in dessen Auftrag die E-Mail gesendet wurde.
