Allgemeine Informationen
| Information | |
|---|---|
| Informationen | |
| Betriebssystem | Alle |
| Service | Medientechnische Veranstaltungsunterstützung |
| Interessant für | Angestellte und Gäste |
| HilfeWiki des ZIM der Uni Paderborn | |
Die Universität Paderborn bietet unterschiedliche Video- und Webkonferenzsysteme an, die sich hinsichtlich der Funktionalität und der möglichen Gruppengröße unterscheiden.
Unter Berücksichtigung des Beschäftigtendatenschutzes, der Chancengleichheit und der hochschulrechtlichen Vorgaben ist für Bewerbungsverfahren, Auswahlkommissionen und Berufungsverfahren nur die Nutzung der Systeme Jisi Meet der Universität Paderborn sowie alternativ DFNconf des DFN-Vereins zulässig.
Tabellarische Übersicht zu „Videokonferenz-Tools für Bewerbungsgespräche und Auswahlkommissionen"
Tabellarische Übersicht zu „Videokonferenz-Tools für Berufungsverfahren"
Bei allen Videokonferenztools im Zusammenhang mit Personalvorgängen haben die jeweilige Stelle bzw. die Gremienvorsitzenden folgendes sicherzustellen:
Für Bewerbungsgespräche, Auswahlkommissionen und Berufungsverfahren[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
- Videokonferenzen sind zulässig aber nur soweit eine Präsenzvorstellung unter Einhaltung von Abstands- und Hygieneregelungen unverhältnismäßig wäre. Die Videokonferenzen muss erforderlich sein. Arbeitserleichterungen stellen keine Erforderlichkeit dar.
- Aufzeichnungen der Videokonferenzen sind nicht erlaubt.
- Es sind ausschließlich die Tools Jitsi (IMT) und DFNconf zulässig.
- Alle Nutzer*innen haben im Vorfeld der Nutzung von Videokonferenzen die Datenschutzerklärung für das gewählte Tool und für die Informationen zum Datenschutzhinweise im Bewerbungsverfahren und im Beschäftigungskontext zu berücksichtigen.
- Bewerber*innen sind spätestens im Zeitpunkt der Einladung auf die Nutzung des jeweiligen Videokonferenz-Tools und auf die Erforderlichkeit der Nutzung hinzuweisen.
- Bewerber*innen sind mit der Einladung die Zugangsdaten zur Videokonferenz zu übermitteln.
- Der ,,Gastgeber" / die "Gastgeberin" (einladende Stelle oder Gremienvorsitzende*r) der Videokonferenz muss sicherstellen, dass mehrere Bewerber*innen nicht gleichzeitig an derselben Konferenz teilnehmen können. Es sind unterschiedliche Konferenzräume zu verwenden oder es ist ein zeitlicher Sicherheitskorridor von 15 Minuten einzuhalten.
- Allen Bewerber*innen müssen die gleichen Chancen für diese Form des Bewerbungsverfahrens eingeräumt sein. Für ein Bewerbungsverfahren darf grundsätzlich nur das gleiche Videokonferenz-Tools genutzt werden. Dies ist im Vorfeld der/dem Bewerber*in mitzuteilen und mit den Gremienmitgliedern, Personalräten, GBA und Schwerbehindertenvertretung abzustimmen. Ein Probebetrieb ist zwingend.
Nur für Berufungsverfahren[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
- Der hochschulöffentliche Teil der Videokonferenz muss vom nichthochschulöffentlichen Teil der Videokonferenz-Sitzung getrennt werden. Hierfür sind unterschiedliche Konferenzräume zu verwenden oder es ist ein zeitlicher Sicherheitskorridor von 10 Minuten einzuhalten.
- Das Teilnahmerecht aller Professoren* innen (nicht Juniorprofessoren*innen ) der jeweiligen Fakultätsratssitzung ist über das Videokonferenz-Tool sicherzustellen. Das Dekanat informiert fristgemäß alle Professoren*innen über entsprechende Videokonferenz-Sitzung.
- In der Sitzung der Berufungskommission bzw. des Fakultätsrates, in der über den Listenvorschlag abgestimmt wird, muss eine nach Gruppen getrennte, geheime Abstimmung sichergestellt sein (Professoren*innenmehrheit). Dies ist zu dokumentieren. Das Ergebnis ist allen Gremienmitgliedern mitzuteilen. Hierfür ist das System Como oder Briefwahl zu nutzen.
Datenschutzhinweise[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
- Grundsätzlich sind Formen asynchroner Kommunikation vorzuziehen, da bei der synchronen Kommunikation zusätzliche Daten (Bild und Ton) verarbeitet werden.
- Externe Dienste der synchronen Kommunikation sind nur dann einzusetzen, wenn eine asynchrone Kommunikation ausscheidet und es keine datenschutzfreundlicheren Alternativen gibt, also keine hochschulinternen Systeme nutzbar sind.
Vor dem Einsatz von Video- und Webkonferenzsystemen sind von allen Nutzer*innen die Nutzungshinweise sowie die Datenschutzerklärung der jeweiligen Dienste zu beachten.