Video und Webkonferenzen

Medientechnische Veranstaltungsunterstützung

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Service	Medientechnische Veranstaltungsunterstützung
Interessant für	Angestellte, Studierende und Gäste
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Für Videokonferenzen benötigen alle aktiven Teilnehmer*innen ein Endgerät (Rechner, Tablet oder Smartphone) mit Kamera, Mikrofon und Lautsprecher/Kopfhörer, bei Audiokonferenzen die letzten beiden. Bei größeren Konferenzen sollten dringend ein Headsets, mindestens aber ein Kopfhörer verwendet werden (s. Hinweise und Tipps für Audio und Videokonferenzen).

Zusätzlich sollte das VPN zur Uni Paderborn unbedingt abgeschaltet werden.

Die Universität Paderborn bietet unterschiedliche Video- und Webkonferenzsysteme an, die sich hinsichtlich der Funktionalität und der möglichen Gruppengröße unterscheiden. Für die Auswahl sind darüber hinaus datenschutzrechtliche, sicherheitstechnische und hochschulrechtliche Vorgaben zu beachten. Daraus ergeben sich für verschiedene Situationen auch unterschiedliche Anforderungen an die möglichen Systeme. Beachten Sie daher ergänzend zu den allgemeinen Informationen die speziellen Vorgänge und Hinweise für

• Videokonferenz-Tools für Bewerbungsgespräche, Auswahlkommissionen und Berufungsverfahren
• Videokonferenz-Tools für Gremien
• Videokonferenz-Tools für Lehrveranstaltungen
• Videokonferenz-Tools für mündliche Prüfungen

Videokonferenzen und Webinare mit kleinen und mittleren Gruppen

• BigBlueButton ist für die Lehre konzipiert, erlaubt aber auch andere mittelgroße Besprechungen (mit Video bis 30 Personen, bis ca. 60 Personen ohne Video / nur Audio ). Es lassen sich Präsentationen abspielen (PowerPoint, PDF), Rückmeldungen sind per Chat möglich, Konferenzen lassen sich aufzeichnen. BigBlueButton wird an der Uni Paderborn betrieben und ist für vertrauliche Inhalte geeignet. Das IMT betreibt unterschiedliche Versionen von BigBlueButton.
• MS-Teams ist eine Plattform des US-amerikanischen Anbieters Microsoft, die Videokonferenz, Chat, Notizen und Dokumentenaustausch kombiniert.

Größere Videokonferenzen (über 60 TN) sind nur mit externen Videokonferenzsystemen möglich

• Zoom ist ein kommerzielles Videokonferenzsystem eines US-amerikanischen Anbieters, das Videokonferenzen mit bis zu 300 Personen ermöglicht. Das IMT hat über einen deutschen Anbieter Lizenzen für Konferenzen beschafft, die in Europa gehostet werden.
• WebEx ist ein kommerzielles Videokonferenzsystem eines US-amerikanischen Anbieters und ermöglicht Videokonferenzen mit bis zu 200 Personen . Das IMT hat über die Telekom einige Lizenzen beschafft. Beachten Sie die Hinweise zur Beantragung von WebEx-Lizenzen.

DFN-Video- und Webkonferenzen sind derzeit nicht immer stabil

• Normalerweise ist der DFN-Verein der bundesweite Anbieter von Video- und Webkonferenzen für Hochschulen. Aufgrund der aktuellen hohen Nutzung stehen diese derzeit jedoch nicht immer verlässlich zur Vergügung, zudem bietet DFNconf mit der Software Pexip nur Konferenzen mit maximal 23 Personen. Siehe Nutzung von Webkonferenzdiensten des DFN. Zu Randzeiten ist DFNconf trotzdem nutzbar, wenn auch nicht dauerhaft stabil. Der Dienst „Audio/Telefon-Konferenz“ läuft stabil.

Toolvergleich auf einen Blick

	BigBlueButton	DFNconf	Zoom mit E2E-Encryption	Zoom ohne E2E-Encryption	WebEx	MS-Teams
Anmeldung	Organisator*in mit IMT-Account				Organisator*in muss Zugang beim IMT beantragen	Uni-E-Mail-Adresse
Gruppen-größe	< 30 (<60 nur Audio)	< 23	< 300	< 300	< 200	< 20-30
	Bis auf die Anzahl bei DFNconf handelt es sich um Erfahrungsgrößen, welche Werkzeuge für welche Größen gut funktionieren.
Stabilität	Technische Probleme sind eher unabhängig von der Teilnehmerzahl. Abhängigkeiten scheint es eher von der technischen Ausstattung (Hardware, Security-Software, Browserversionen, Mikrophone/Headsets) und der Internetverbindung (auch Router-, Firewall-Konfiguration) der Teilnehmer*innen zu geben.
Geeignet für	Vertraulicher Austausch in Arbeitsgruppen, Forschungsgruppen und Projekten Gremienarbeit			Konferenzen mit nicht-vertraulichen Inhalten		Teamarbeit mit nicht-vertraulichen Inhalten
Funktionalität	Videokonferenz Chat Screensharing Präsentation PDF oder PowerPoint (PP wird automat. in PDF konvertiert Whiteboard Umfragen geteilte Notizen Teilnehmer*innen-Untergruppen in Breakout-Rooms	Videokonferenz Chat Screensharing	Videokonferenz Chat Screensharing Dokumententausch Whiteboard	Videokonferenz Chat (kann gespeichert werden) Screensharing Dokumententausch Whiteboard Aufzeichnung Breakout-Rooms	Videokonferenz Chat (kann gespeichert werden) Screensharing Whiteboard Umfrage- und Notizfunktion	Videokonferenz Gruppenchats (themenbasierte Kanäle) Screensharing Dokumentenaustausch Terminfindungshilfe
Vertraulichkeit	Vertraulichkeit gewährleistet			Vertraulichkeit nicht gewährleistet / keine vertraulichen oder sensiblen personenbezogenen Daten erlaubt
Betrieb	Betrieb auf Servern in der Universität Paderborn	Betrieb durch den DFN-Verein	Kommerzielles Tool eines US-amerikanischen Anbieters Lizensiert über deutschen Anbieter Betrieb auf Servern in Europa			Kommerzielles Tool eines US-amerikanischen Anbieters
Datenschutz	Datenschutzerklärung -> BigBlueButton.pdf	Datenschutzerklärung -> DFN-Verein	Datenschutzerklärung -> DE_Zoom.pdf	Datenschutzerklärung -> DE_Zoom.pdf	Datenschutzerklärung -> DE_WebEx.pdf	Datenschutzhinweise zu Cloud-Diensten amerikanischer Anbieter

Audiokonferenzen (kein Bild, aber verlässlichere Sprachübertragung)

• Mumble ist eine Sprachkonferenzsoftware, die über das Web genutzt werden kann. Die Informatik hat Ihr System für die Universität Paderborn zur Nutzung freigegeben. Wenn man für Lehrveranstaltungen eigene "Kanäle" einrichten will, muss man einen speziellen Client installieren.
• DFN-Telefonkonferenen funktionieren im Gegensatz zum Einsatz von DFN-Konferenzen mit Video recht stabil und können mit allen Telefonen über eine Einwahlnummer genutzt werden (https://www.conf.dfn.de/anleitungen-und-dokumentation/adobe-connect/telefonkonferenzen).
• Smartphone-Nutzer*innen mit iOS oder Android können mit Ihrem Telefon Konferenzen mit bis zu 4 weiteren Teilnehmer*innen aufbauen. Besitzen die Angerufenen ebenfalls ein Smartphone, so können diese weitere Teilnehmer*innen dazu wählen. https://uni-bielefeld.de/einrichtungen/bits/services/kommunikation/telefonie/anleitung/handy-konferenz

Urheberrechtshinweis

Vermeiden Sie - auch wenn es technisch einfach möglich ist - Videokonferenzen aufzuzeichnen. Alle Teilnehmer*innen besitzen ein "Recht am eigenen Bild" ebenso wie an den eigenen sprachlichen Äußerungen. Aufzeichnungen dürfen nur erfolgen, wenn Sie als Dozent*in ausschließlich sich selbst aufzeichnen, d.h. sämtliche Kameras und Mikrofone der Teilnehmer*innen ausgeschaltet sind, oder wenn alle Teilnehmer*innen in die Aufzeichnung und den damit verbundenen Zweck explizit eingewilligt haben.

Datenschutz

Bei der Nutzung digitaler Tools für die Lehre sind wie immer aber auch in besonderem Maße die Grundlagen des Datenschutzes zu beachten.

Datenschutzrechtlich ist das an der Universität Paderborn betriebene System BigBlueButton sowie DFNconf des DFN-Vereins vorzuziehen.

Sollte es wg. der Anzahl der Teilnehmer*innen erforderlich sein, externe Systeme zu nutzen, so sollten vornehmlich die über das IMT beschafften Instanzen Zoom (C4V) sowie Webex (Telekom) eingesetzt werden, für die die Universität Verträge zur Auftragsdatenverarbeitung geschlossen hat. Dennoch sollten über Zoom und Webex keine vertraulichen oder sensiblen personenbezogenen Daten übermittelt werden.

Vor Nutzung eines digitalen Dienstes ist von allen Nutzer*innen die Datenschutzerklärung zum jeweiligen Dienst zu beachten; diese ist bei dem jeweiligen Dienst hinterlegt.

Alle Nutzer*innen sind aufgefordert, datenschutzrechtskonform zu agieren und Beratung zur Bestimmung individueller datenschutzrechtlicher Risiken in Anspruch zu nehmen.

Wenn Sie mit anderen kommerziellen Lösungen arbeiten wollen, müssen Sie für diese die Einhaltung des Datenschutzes sicherstellen. Beachten Sie unbedingt die Datenschutzhinweise zu Cloud-Diensten amerikanischer Anbieter.

Virtuelle privates Netzwerk; über eine bestehende Internetverbindung wird der Rechner virtuell an einen anderen Ort gesetzt und bekommt alle Zugriffsmöglichkeiten, als ob er vor Ort wäre. Nifty!

Textbasierte Kommunikation zwischen zwei oder mehreren Nutzern in Echtzeit.

Konferenzen, bei denen mehrere Teilnehmer*innen, die zumindest teilweise örtlich verteilt sind, miteinander über eine Video- als auch ein Audioverbindung kommunizieren. Videokonferenzen werden häufig über Gruppen- und Raum-Hardware-Anlagen geführt.

Besprechung mehrerer Personen über fachliche, organisatorische o. ä. Fragen. Zusatz: live wird verwendet, wenn diese über das Internet veranstaltet wird.

Freigabe eines Bildschirms via Software. Ermöglicht es anderen Personen auf ein Endgerät (z.B. Computer) zuzugreifen, wenn dessen Benutzer dies erlaubt.

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Bei Fragen oder Problemen wenden Sie sich bitte telefonisch oder per E-Mail an uns:

Tel. IT: +49 (5251) 60-5544 • Tel. Medien: +49 (5251) 60-2821 • E-Mail: zim@uni-paderborn.de

Das Notebook-Café ist die Benutzerberatung des ZIM - Sie finden uns in Raum I0.401

Wir sind zu folgenden Zeiten erreichbar:

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